Meine 11 besten Tools zur täglichen Arbeits-Erleichterung

Erfahrungen & Bewertungen zu Text-Butler

Und was machst Du so? Ja ich bin Internet-Marketer. Ach so, Internet-Marketer. Viele haben eine abfällige Bemerkung wenn man sagt man verdient mit dem Internet sein Geld.

Denn es kursiert das Gerücht oder der Glaube, dass man als Internetunternehmer weniger oder gar nichts arbeiten muss und das Geld fliegt einem wie gebratene Tauben in den Mund.

Was viele nicht sehen ist, dass das Online-Business ein richtiges Geschäft ist. Und wenn man richtig Geld verdienen will – dass man davon leben kann – dann ist es tatsächlich ein Full-Time Job.

Es ist genauso oder vielleicht sogar noch mehr arbeitsintensiv und zeitintensiv wie ein Handwerksjob oder ein Bürojob.

Es ist deshalb mehr, weil dadurch dass viele von zu Hause aus arbeiten es keine geregelten Öffnungszeiten gibt und es oft so ist, dass man neben anderen Tätigkeiten noch kurz seine E-Mails checkt oder noch kurz noch ein paar Dateien hochlädt usw.

Also es gibt sehr verschwommene Grenzen zwischen Privatleben und Business. Das Problem dabei ist, als “One-Man-Show” gibt es sehr viele Aufgaben die Sie beherrschen müssen und mit wachsendem Erfolg werden es immer mehr.

Das alles kann einem schnell über den Kopf wachsen. Und deshalb habe ich in diesem Blog-Artikel 11 Tools zusammengestellt, mit denen Du Deine tägliche Arbeit erleichtern kannst und mehr Produktivität und mehr Freizeit bekommen.

 

Tipp 1 – Add-on

Vermeide Ablenkungen. Da komme ich später in meinem letzten Tipp nochmal drauf zurück. Was ich hier meine ist einfach das Surfen im Internet.

Du erhältst eine E-Mail, klicke auf den Link und bist auf einer Webseite. Du schaust Dir diese an und kommst durch klicken auf einen Link wieder zu einer anderen Seite.

Du willst eigentlich nur Content herstellen und verbringst stattdessen mit lesen von anderen Webseiten. Aus diesem Grund gibt es ein Tool das Du in Firefox installieren kannst und das nennt sich „Read it later“.

Das kannst Du als Add-on in Firefox installieren. Durch einen Klick auf das rote Icon im Browser kannst Du eine Seite bookmarken und später lesen.

Das heißt, wenn Du einen tollen Link in der E-Mail anklickst und dort z.B. eine Verkaufs-Webseite findest, dann kannst Du Dir das da quasi bookmarken.

Wenn Du die Seite angeschaut hast, wird diese automatisch aus diesem Ordner wieder gelöscht.

Dann kannst Du z.B. am Freitag Ihren Read it later-Ordner nehmen, die ganzen Sachen anschauen und überlegen, ob Du Dir das kaufen willst oder nicht.

Dann ist erstens der Impulskauf gestoppt und Du sparst damit sehr viel Geld und auf der anderen Seite hast Du dann keine Ablenkungen während der produktiven Zeit.

 

Tipp 2 – Support-Ticketsystem

Wenn Dein Business größer wird, solltest Du Dir möglichst schnell ein Support Ticket System anschaffen. Wenn Du mit E-Mails arbeitest, bist Du immer an ein E-Mailkonto gebunden.

Sollte Dein Mitarbeiter aber einmal im Urlaub oder krank sein, dann kann nur schwer ein anderer die E-Mails einsehen und beantworten.

In einem Support-Ticketsystem ist der Ablauf jeder Mitarbeiter der Zugang hat klar und es kann nachverfolgt werden was geantwortet wurde, was der Kunde geschrieben hat und kann sofort weiter arbeiten.

Deshalb unbedingt ein Support-Ticketsystem installieren und am besten gleich einen Mitarbeiter hinsetzen, der die Support-Fälle für Dich abarbeitet. Warum kannst Du in diesem Artikel sehen.

Support-Ticketsysteme gibt es schon gratis.

 

Tipp 3 – Call-Office

Ein richtiges Geschäft ist auch per Telefon erreichbar.

Wenn Du Zeit und Energie sparen möchtest und trotzdem für Deine Kunden seriös auftreten willst, dann gibt es die Möglichkeit ein Call-Center, das Deinen Anruf entgegennimmt, vorzuschalten und Dir bei Abwesenheit eine E-Mail sendet oder die Personen zu Dir durchstellt.

Der Vorteil dabei ist, die Kunden nehmen Deine Firma größer wahr. Das heißt, Du wirst nicht mehr als kleine Hinterhoffirma oder als ein Ein-Mann-Betrieb gesehen, sondern Deine Firma gewinnt einen gewissen Wert.

Auf der anderen Seite kannst Du so Deine Erreichbarkeit bündeln ohne Interessenten und potenzielle Neukunden die gerne per Telefon mit Dir in Kontakt treten wollen, zu verlieren.

Eine Möglichkeit, eine sehr günstige Möglichkeit und meine Favoriten die ich schon seit Jahren nutze ist die Firma Call-Office.

Diese ist bei weitem der günstigste Anbieter am Markt mit einer Grundgebühr von 29 Euro und einem Euro pro Anruf, egal wie lange das Telefonat ist.

Also das ist eine Tarifstruktur, die sehr günstig ist und ich bin sehr zufrieden mit dieser Firma.

 

Tipp 4 – Sprachnachrichten

I-Talk 24 um E-Mails künftig zu sprechen und so enorm viel Zeit zu sparen. Das ist eine Software, mit der Du Sprachnachrichten aufnehmen kannst und diese aus der Software direkt mit 1-2 Mausklicks als E-Mail an Deine Kunden und Interessenten senden kannst.

So kannst Du Deinen Kunden und Interessenten ganz persönlich antworten.

Es ist fast wie ein Telefonat, aber Du bestimmst die Dauer und die Zeit und werden, anders als bei einem Telefonat, nicht von Deinem Gegenüber „zu getextet“ und der andere kann dann per E-Mail oder auch per Sprachnachricht antworten.

Der große Vorteil dabei ist, Du kannst in einer Minute wesentlich mehr sprechen, mehr Informationen mündlich widergeben, als Du in der Regel schreiben kannst.

Deshalb ist es sehr effizient diese Software zu nutzen. Außerdem gibt es jetzt bei I-Talk 24 neu eine Videobotschaft, in der Sie Ihre Sachverhalte Ihren Interessenten und Kunden direkt per Video erklären können und somit noch einmal mehr Informationen weitergeben können.

Eine sehr große Zeitersparnis und ein zusätzlicher Umsatzbringer, denn durch Sprachnachrichten kannst Du viel persönlicher in Erscheinung treten. Die Leute hören viel lieber Nachrichten ab, als lange E-Mails zu lesen.

 

Tipp 5 – Transkriptionssoftware

Ich bin ein Mensch der ungern schreibt und wenn, dann schreibe ich am liebsten per Hand. Aus diesem Grunde arbeite ich schon seit Jahren mit einer Software, mit der ich meine Texte diktieren kann.

Entweder ich spreche sie frei und diktiere sie in den Computer, oder ich schreibe sie stichpunktartig oder komplett per Hand und diktiere sie dann ab. So kann ich mir die lästige Tipparbeit sparen.

Für mich ist das ein riesen Vorteil, weil ich ein langsamer Tipper bin. Ich arbeite zwar nicht mit einem Zwei-Finger-Suchsystem, aber ich bin trotzdem wesentlich langsamer als eine professionelle Schreibkraft.

Aus diesem Grunde ist es für mich ein wahrer Segen meine Verkaufstexte diktieren zu können. Es gibt zwei verschiedene Varianten die Marktführer sind.

Einmal ist das Apple. Bei Apple gibt es eine entsprechende Diktierfunktion bereits fest eingebaut. Die können Sie in der Systemsteuerung einschalten und dann auch den Kurzbefehl ändern.

Oder Du installierst eine extra Software dafür. Dann z.B. auch beim Windows-Rechner. Hier können Sie Dragon Naturally Speaking installieren und das ist der absolute Branchenführer in dem Bereich und hat die am weitest entwickelte Software zur Spracherkennung.

Die haben eine Spracherkennung von über 95% oder sogar noch mehr Genauigkeit und das Tolle ist, bei beiden Systemen, sowohl bei Apple als auch bei Dragon Naturally Speaking, kannst Du die Software lernen lassen.

Das heißt, mit jeder Minute die Du diktierst, wird die Software schlauer. Somit sparst Du sehr viel Zeit. Vor allem auch mit der Rechtschreibkorrektur, denn die Wörter, die Du diktierst, sind natürlich perfekt nach dem Deutschen Duden geschrieben.

 

Tipp 6 – To-Do-Listen

Immer wenn ich merke dass ich an einem Tag nichts geschafft habe, dann stelle ich fest dass ich an diesem Tag keine To-Do-Liste geführt oder mich nicht daran gehalten habe.

Wenn Du eine professionelle To-Do-Liste schreibst und auch danach arbeitest, wirst Du automatisch Deinen Tag bessern und produktiver verbringen als ohne.

Wichtig beim Schreiben von To-Do-Listen ist, dass Du die wichtigsten Punkte gleich zu Beginn des Tages setzt wie z.B., Umsatz usw. Die die weniger wichtiger sind, ordne weiter unten an.

Das ist einer der Geheimtipps und wenn Du danach arbeitest, wirst Du automatisch jeden Tag an Deinem Business arbeiten und Dein Business, Ihre Produktivität und auch den Umsatz erhöhen.

Schreibe To-Do-Listen. Das kannst Du in verschiedener Art und Weise tun. Viele erstellen diese am PC. Hierfür gibt es Programme wie z.B. Toodle Do oder Remember the milk usw.

Es gibt auch Apps für i-phone und Android. Es gibt also verschiedene Möglichkeiten um eine To-Do-Liste elektronisch zu verwalten. Remember the milk hat den Zugang von verschiedenen Leute, wo man gleichzeitig anderen Aufgaben und Tasks zuweisen kann.

Ich mache es auf die gute alte Art und Weise. Ich habe zwei Möglichkeiten, einmal mein Whiteboard im Büro wo ich verschiedene Sachen aufschreibe und dann natürlich Papier und Stift.

 

Wichtig ist vor allem, dass Du mit To-Do-Listen arbeitest. Denn Statistiken zeigen, dass sich die Effizienz und die Produktivität um bis zu 50% steigern.

 

Tipp 7 – Google-Kalender

Kennst Du auch die Situation, dass Du nachts nicht einschlafen kannst, weil Du so viele Dinge im Kopf hast?

Jeder der glaubt Termine im Kopf zu behalten wird schnell feststellen, dass man erstens sehr viel vergisst und zweitens über den Tag sehr gestresst ist.

Um diese Gedanken und Termine festzuhalten und im Überblick zu behalten, verwende ich den Google-Kalender. Das ist ein Tool das ich bei den Google-docs mit dabei habe und dort die entsprechenden Termine ein.

Man kann sich per E-Mail und Pop-up auch von Google erinnern lassen. Man kann beliebig viele Erinnerungen eingeben und so können z.B. Geburtstage, wichtige Geschäftstermine usw. eintragen.

Somit hast Du den Kopf frei und immer die Sicherheit keinen Termin zu vergessen.

 

Tipp 8 – Last Pass

Wir haben sehr viele Online-Accounts und Internetzugänge, Tools die wir brauchen und jedes benötigt ein eigenes Passwort und eigene Zugangsdaten.

Natürlich auch für unsere WordPress-Backends usw. haben wir überall individuelle Passwörter. Sich diese alle zu merken oder in einer Excel Liste zu verwalten ist viel zu kompliziert und viel zu umständlich.

Aus diesem Grunde haben wir vor ca. 3 Jahren nach einem System gesucht, um dieses zu automatisieren und auch sicher in einem Bereich abspeichert. Dabei sind wir auf Last Pass gestoßen.

Das ist ein sehr professionelles Tool, mit dem Du auf jedem Deiner Endgeräte mit dem Last Pass Konto Deine Zugangsdaten von allen Internetseiten, Webzugängen usw. ausfüllen lassen.

Der Vorteil dabei ist, dass Du das auf allen Geräten zur Verfügung hast auf denen Du Last Pass installieren kannst. Das kann Dein Handy, Tablet, PC, aber auch Dein Mac-Computer sein und dann hast Du Deine Zugangsdaten.

Das heißt, wenn Du in Deinem Büro ein Onlinekonto einrichtenst und das Passwort abspeicherst in Last Pass, dann kansnt Du es zu Hause auf Deinem Rechner auch aufrufen, indem Du einfach auf Dein Last Pass Konto zugreifst.

Das ist eine der größten Arbeitserleichterungen die wir in den letzten Jahren mitgemacht haben. Noch ein weiterer Vorteil von Last Pass ist, Du kannst Dein Konto auch mit Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Familienmitgliedern teilen, ohne dass die das Passwort sehen können.

Das heißt, Last Pass füllt das blind aus. Der Mitarbeiter weiß nicht welches Passwort SDu hast, kann aber trotzdem den Zugang nutzen.

Solltest Du Dich von diesem Mitarbeiter trennen, dann hat er keine Kenntnis über Deine Passwörter und Du musst nicht jedes Passwort neu erstellen, denn Last Pass macht das automatisch.

 

Tipp 9 – Buchhaltung mit Online-Buchhaltungssoftware

Schalten Deine Buchhaltung auf Autopilot mit einer Online-Buchhaltungssoftware wie z.B., Easy Bill, Fast Bill, Jovi oder auch Freshbooks in Amerika.

Das sind Onlineanbieter mit denen Du ganz leicht Rechnungen erstellen kannst, aber Du kannst noch mehr.

Und zwar kannst Du hier wiederkehrende Rechnungen immer wieder erstellen lassen und in den Rechnungen auch gleich einen Zahlungslink mit einbauen, so dass Deine Kunden direkt aus der Rechnung, z.B. über ein PayPal Konto, bezahlen können.

Das bringt zum Ersten schnellen Cashflow und zum Zweiten nimmt es Dir sehr viel Arbeit ab.

Noch einweiterer Schritt um die Rechnungserstellung komplett von Deinen Schultern zu nehmen sind Anbieter wie z.B. Digistore 24, Affilicon oder auch Share it.

Diese erstellen für Deine Kunden automatisch die Rechnung, machen die Abrechnung und senden Dir dann pro Monat oder pro Woche eine Gutschrift auf Ihr Konto.

So brauchst Du keine Rechnungserstellung mehr im Auge behalten und die Buchhaltung wird auf ein Minimum reduziert.

 

Tipp 10 – E-Mail Geheimwaffe

Ich kann nicht jeden Text diktieren. Manchmal lohnt es sich einfach nicht das Diktierprogramm zu öffnen. Dann verwende ich eine Software wie Phrase Express.

Mit dieser Software kann man mit wenigen Kürzeln ganze Sätze oder Ausdrücke schreiben und somit z.B. ganz schnell ein Angebot erstellen, indem Sie einfach 3-4 Kürzel eingeben.

Somit werden die Textbausteine geladen. Am Ende gehst Du auf Senden und Deine E-Mail ist fertig.

Gerade für Impressumsdaten, Grußformen und für immer wiederkehrende Floskeln und Satzbausteine ist so eine Software wie z.B. Phrase Express absolut perfekt.

Der Vorteil dabei ist, Du kannst diese Software in jeder Anwendung verwenden. Das heißt sowohl für Webformulare als auch im Word usw.

Diese Anwendung ist überall universell einsetzbar und spart enorm viel Zeit.

 

Die Macher von Phrase Express sagen sie brauchen nur noch 30% der Zeit, die sie für einen normalen Text benötigen.

 

Tipp 11 – Zeitersparnis durch E-Mail-Bündelung

Es ist kein Tool, aber trotzdem sehr wichtig für Dich. Setze Dir einfach zum Ziel, Deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten zu lesen und zu beantworten.

Für mich ist das z.B. morgens und am Nachmittag. Zu diesen Zeiten kümmere ich um meine E-Mails, mache mein Thunderbird auf und schaue nach welche E-Mails hereingekommen sind.

Es gibt viele E-Mails die sich von alleine erledigen. Etwa 20-30% Ihrer E-Mails erledigen sich von alleine, wie z.B. von jemandem der etwas sucht und dann irgendwann schreibt er hat es gefunden.

Wenn Du die anderen Mails während des Tagesgeschäftes bearbeitest, hast Du eine große Ablenkung, weil Du komplett aus Deinem Workflow herausgerissen wirst und somit neue Zeit benötigen um sich wieder in den Ablauf einzuarbeiten.

Deshalb solltest Du die Zeit für das E-Mailkonto bündeln. Ich mache das zweimal am Tag, manche nur einmal am Tag. Dies hilft Ihnen ungemein Deine Produktivität zu steigern.

Das Fazit der 11 Tools zur Arbeitserleichterung ist, nicht jedes Tool ist vielleicht für Sie geeignet. Manche kosten auch etwas, aber für unsere Firma macht es sehr viel Sinn diese Tools so zu verwenden.

Vielleicht ist das eine oder andere dabei was perfekt zu Ihrem Business passt und welches Du übernehmen kannst.

Sicher ist auf jeden Fall, dass alle 11 Tools große Zeitsparer sind und zu Deiner Produktivität beitragen und Dir dabei helfen in der gleichen Zeit mehr zu erreichen und somit mehr Freizeit zu genießen.

Auf der anderen Seite können Dir viele dieser Tools helfen Deinen Umsatz zu erhöhen.

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By | 2018-02-11T19:11:41+00:00 27. August 2017|Text-Butler Infos|Kommentare deaktiviert für Meine 11 besten Tools zur täglichen Arbeits-Erleichterung

About the Author:

Christian Alexander Wolf ist seit über 10 Jahren Werbetext-Profi und Conversion-Experte. Er hat bereits über 1.500 Kunden dabei geholfen, mehr Geld über das Internet zu verdienen. Als Fachbuch-Autor von 3 Büchern, Speaker und mit über 50 Live-Webinaren pro Jahr ist er einer der führenden Experten auf seinem Gebiet.